Declaratie van reis-, verblijf- en overige kosten

Wanneer u als bezoldigde medewerker van de universiteit een dienstreis maakt, heeft u recht op een vergoeding van de reis- en verblijfkosten volgens de 'Regeling vergoeding dienstreizen'. Daarnaast kunt u verschillende overige zakelijke kosten declareren.

Declareren

Uw declaraties dient u in via Self Service.
In Self Service is onder “Reizen en Onkosten” de applicatie opgenomen waarmee medewerkers van de universiteit hun declaraties voor onder andere binnen- en buitenlandse dienstreizen kunnen indienen en voorschotten kunnen aanvragen. Er is een korte handleiding in Self Service beschikbaar waarin het gebruik van de applicatie wordt toegelicht. Door het invoeren van de ingangsdatum van uw dienstreis bepaalt het systeem welke regeling van toepassing is. Meer hierover in het grijze kader.

Bewijsstukken
Bij uw declaratie voegt u bewijsstukken indien deze in de regeling gevraagd worden. U dient uw declaratie zoveel mogelijk in het lopende kalenderjaar in, maar uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar. Zorg ervoor dat u voor het invullen van de declaratie de betalingsbewijzen al digitaal beschikbaar heeft (bijvoorbeeld door ze te scannen). Dat vergemakkelijkt uw declaratieprocedure.

Wat kunt u declareren?

Wanneer u als medewerker ten behoeve van het werk een binnenlandse of buitenlandse dienstreis maakt heeft u recht op een vergoeding van de reis- en verblijfkosten volgens de Regeling reis-en verblijfkosten Universiteit Leiden 2015. Reizen die een direct verband houden met uw werkzaamheden vallen onder hetgeen u is verzocht door uw werkgever. Daarvoor geldt dat uw werkgever in principe achteraf bij de al dan niet goedkeuring van uw declaratie bepaalt of u de kosten terecht ten behoeve van de uitoefening van uw functie heeft gemaakt en of de gedeclareerde kosten passen binnen de geldende regelgeving. Voor reizen die niet binnen de reguliere uitoefening van uw functie vallen moet u vooraf toestemming vragen aan uw werkgever.

Woon-werkverkeer
Uw gebruikelijke woon-werkverkeer is geen onderdeel van een dienstreis en komt niet voor vergoeding op grond van bovengenoemde regeling in aanmerking.

Reisvergoeding van derden
Krijgt u van anderen dan uw werkgever een vergoeding voor een dienstreis? Dan wordt deze vergoeding vanzelfsprekend in mindering gebracht op hetgeen u bij uw werkgever mag declareren. U dient bij het ontvangen van een vergoeding van derden oplettend te zijn dat dit uw integriteit niet in het geding brengt.

Krijgt u van uw werkgever een vergoeding waarin reis- en verblijfkosten bij dienstreizen worden geacht te zijn inbegrepen? Dan komen uw reis en verblijfkosten niet meer in aanmerking voor vergoeding op grond van de Regeling reis- en verblijfkosten Universiteit Leiden 2015.

WANNEER GELDT VOOR MIJ DE NIEUWE REGELING? 

De Universiteit Leiden heeft enige tijd geleden een Convenant horizontaal toezicht gesloten met de Belastingdienst. Dit heeft er mede toe bijgedragen dat het proces van declareren van kosten bij dienstreizen wordt vereenvoudigd en de administratieve druk voor medewerkers vermindert. Als gevolg hiervan is een nieuwe regeling reis- en verblijfkosten vastgesteld waarin dit zijn vertaling heeft gekregen en een aantal forfaitaire onkostenvergoedingen zijn geïntroduceerd. Dit betekent dat niet langer altijd bonnen noodzakelijk zijn om gemaakte kosten te declareren.

Na 1 april
Wanneer u als medewerker van de Universiteit Leiden een dienstreis maakt, heeft u recht op een vergoeding van uw reis- en verblijfkosten volgens de Regeling reis- en verblijfkosten Universiteit Leiden 2015. Deze nieuwe regeling is op 1 april 2015 in werking getreden. Dienstreizen die op of na 1 april 2015 vallen declareert u op basis van deze regeling.

Voor 1 april
Dienstreizen die geheel vallen voor 1 april 2015 declareert u op basis van de oude Regeling vergoeding dienstreizen Universiteit Leiden 2014. In verband met de eisen die de belastingdienst stelt aan forfaitaire onkostenvergoedingen kunt u kosten gemaakt voor 1 april 2015 niet declareren onder de nieuwe regeling en vallen deze nog onder de oude regeling.

Heeft u een dienstreis gemaakt die begonnen is voor 1 april 2015 maar doorloopt na deze datum?
Dan moet u de kosten gemaakt voor 1 april 2015 declareren onder de oude regeling, de kosten gemaakt op of na 1 april 2015 declareert u volgens de nieuwe regeling. Voor declaratie van de kosten vanaf 1 april 2015 kiest u hiertoe 1 april 2015 als begindatum van de dienstreis in het declaratiesysteem. U handelt alsof u twee verschillende reizen heeft gemaakt, een tot en met 31 maart, en een vanaf 1 april 2015.

Reiskosten binnenland

Vervoermiddel: openbaar vervoer of anders
Het terugdringen van het autoverkeer is één van de uitgangspunten bij dienstreizen. U maakt daarom uw dienstreis in principe met het openbaar vervoer (bij trein: eerste klasse). Als reizen met openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is, dan kunt u met een eigen vervoermiddel reizen. Uw werkgever bepaalt of er al dan niet doelmatig met het openbaar vervoer kan worden gereisd. Als reizen met het openbaar vervoer én reizen met een eigen vervoermiddel niet mogelijk of doelmatig is, dan kunt u bij uitzondering gebruik maken van een taxi of een gehuurd vervoermiddel. Wij raden u aan dit vooraf te bespreken zodat u niet achteraf bij uw declaratie geen toestemming van uw werkgever verkrijgt voor de goedkeuring van uw declaratie.

Vergoeding van uw reiskosten
Bij reizen met openbaar vervoer worden uw werkelijk gemaakte reiskosten vergoed. U overlegt een bewijsstuk. Bij gebruik van de trein mag u eerste klasse reizen en declareren.

Vaker dienstreizen op eenzelfde traject? Dan moet u een trajectkaart of soortgelijk vervoersbewijs gebruiken waarmee op voor de werkgever minst kostbare wijze kan worden gereisd.

Reist u met een eigen vervoermiddel? Dan ontvangt u als reiskostenvergoeding het maximaal belastingvrij uit te betalen bedrag per kilometer.

Had u de reis ook per openbaar vervoer kunnen maken? Dan ontvangt u als reiskostenvergoeding niet meer dan het tarief tweede klasse openbaar vervoer. Let op: uw werkgever is niet aansprakelijk voor schade bij het gebruik van uw eigen vervoermiddel en u moet zelf voor de benodigde verzekeringen te zorgen.

Is de reis met taxi of gehuurd vervoermiddel gemaakt met toestemming van uw werkgever? Dan worden de kosten onder overlegging van een bewijsstuk volledig vergoed.

Reist u met een eigen vervoermiddel en beschikt u over een gehandicaptenparkeerkaart? In dat geval komen ook uw betaalde parkeergelden voor vergoeding in aanmerking.

Verblijfkosten binnenland
Ook verblijfkosten tijdens een dienstreis worden vergoed. Er zijn vergoedingen voor logies, ontbijt, lunch, diner, kleine kosten overdag en een avondcomponent voor iedere dag van de dienstreis.
Deze vergoedingen zijn in de volgende gevallen niet mogelijk:
- bij dienstreizen korter dan vier uur; 
- binnen de standplaats als de reisbestemming binnen een kilometer van de plaats van tewerkstelling ligt.

De verblijfkostenvergoedingen zijn gebaseerd op de jaarlijks bekend gestelde bedragen van de rijksoverheid per 1 januari en bedragen tot 1 januari 2018:

  • Kleine uitgaven overdag (dagcomponent) € 4,76
  • Kleine uitgaven ’s avonds (avondcomponent) € 14,20
  • Lunch € 14,96
  • Diner € 22,63
  • Logies € 91,13
  • Ontbijt € 8,90

De vergoedingen voor lunch, diner, logies en ontbijt zijn forfaitair: u ontvangt deze vergoedingen onbelast en ongeacht de hoogte van de door u gemaakte kosten. Wel dient u daadwerkelijk kosten voor deze verstrekkingen te hebben gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. U verklaart dit in overeenstemming met de werkelijkheid bij indiening van uw declaratie. Bij uw declaratie hoeft u geen bonnen voor deze verstrekkingen in te dienen. Wel dienen lunchtijd (tussen 12.00 en 14.00 uur) en dinertijd (tussen 18.00 en 21.00 uur) binnen de dienstreis te vallen.

Voor de dag- en de avondcomponent hoeft u evenmin bonnen in te dienen. De dagcomponent ontvangt u als de dienstreis ten minste 4 uur duurt, voor ieder vol etmaal.
De avondcomponent en de ontbijtvergoeding gelden alleen bij een overnachting tijdens de dienstreis.

Duurt uw dienstreis langer dan 8 dagen? Dan krijgt u de eerste 8 dagen de volledige avondcomponent, daarna wordt het bedrag gehalveerd.

Reiskosten buitenland

Voorschot
U kunt van de werkgever een voorschot krijgen voor de reis- en verblijfkosten die u verwacht te gaan maken. Als u een voorschot aanvraagt en verkrijgt moet u binnen zes weken na beëindiging (of annulering) van uw dienstreis uw declaratie indienen zodat het ontvangen voorschot verantwoord en afgerekend kan worden. (Zonder voorschot heeft u langer de tijd om uw declaratie in te dienen).

Vergoeding van uw reiskosten buitenland
Als u per trein reist mag u eerste klasse reizen en worden uw werkelijk gemaakte reiskosten vergoed. U overlegt een bewijsstuk bij uw declaratie.

Gaat u met een ander openbaar vervoermiddel of een boot of een vliegtuig? U reist dan in de laagste vervoersklasse die veilig is. Uw werkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed. U overlegt een bewijsstuk bij uw declaratie.

Indien u van plan bent in een hogere vervoersklasse te reizen, zoals bijvoorbeeld vliegen in de businessclass, dan moet u vooraf schriftelijk toestemming hebben verkregen, en worden uw kosten onder overlegging van bewijsstukken bij uw declaratie vergoed. De toestemming wordt slechts verleend bij hoge uitzondering.

Een eigen vervoermiddel, taxi of gehuurd vervoermiddel gebruiken bij een buitenlandse dienstreis? De vergoedingsbedragen en voorwaarden zijn hetzelfde als genoemd bij binnenlandse dienstreizen.

Verblijfkosten buitenland
Ook verblijfkosten tijdens een buitenlandse dienstreis worden vergoed. De vergoedingen zijn gebaseerd op een twee maal per jaar (april en oktober) uitgebrachte tarieflijst van de rijksoverheid.

De verblijfkostenvergoeding kan uit 5 onderdelen bestaan:
- een urencomponent voor kleine uitgaven voor ieder uur dat de dienstreis duurt;
- een logiescomponent als u voor de dienstreis ergens moet overnachten;
- een ontbijtcomponent;
- een lunchcomponent;
- een dinercomponent.

De vergoedingen voor ontbijt, lunch en diner zijn forfaitair: u ontvangt de vergoedingen onbelast en ongeacht de hoogte van de door u gemaakte kosten. Wel dient u daadwerkelijk kosten voor deze verstrekkingen te hebben gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. U verklaart dit in overeenstemming met de werkelijkheid bij indiening van uw declaratie. Bij uw declaratie hoeft u geen bonnen voor deze verstrekkingen in te dienen. Wel dienen ontbijttijd (tussen 6.00 en 8.00 uur), lunchtijd (tussen 12.00 en 14.00 uur) en dinertijd (tussen 18.00 en 21.00 uur) binnen de dienstreis te vallen.

Voor de urencomponent hoeft u evenmin bonnen in te dienen. De uren component ontvangt u voor kleine uitgaven voor ieder uur dat de dienstreis duurt.

Duurt uw dienstreis langer dan 60 dagen in één bepaalde plaats? Dan worden met ingang van de 61e dag de vergoedingen voor kleine uitgaven, ontbijt, lunch en diner gehalveerd.

Om voor logieskostenvergoeding in aanmerking te komen moet u wel bonnen overleggen bij uw declaratie. Uw werkelijk gemaakte logieskosten tot maximaal per overnachting het daarvoor opgenomen bedrag in de tarieflijst worden vergoed.

Wat u moet weten over dienstreizen naar risicogebieden

Het College van Bestuur heeft een richtlijn voor dienstreizen naar risicogebieden opgesteld. Meer informatie en relevante links zijn te vinden op de P&O-pagina over dit onderwerp.

Wat u ook moet weten

Reisportal: boeken van een buitenlandse dienstreis
Wanneer u uw vliegreis via Uniglobe boekt, worden de kosten rechtstreeks aan de universiteit gefactureerd, waardoor u niet hoeft te declareren en geen aanvraag voor een voorschot nodig is. Uiteraard blijft voorafgaand akkoord van uw leidinggevende noodzakelijk.
Buitenlandse reizen via Uniglobe

Reisverzekering bij dienstreizen buitenland
Wanneer u een dienstreis maakt naar het buitenland hoeft u geen zakenreisverzekering af te sluiten. Dienstreizen van de medewerkers van de universiteit zijn namelijk collectief verzekerd bij Centraal Beheer Achmea.
Dienstreizen collectief verzekerd

Reizigersadvies
Medewerkers die voor hun werk of studie naar het buitenland reizen kunnen, afhankelijk van hun bestemming een verhoogd gezondheidsrisico lopen. VGM kan u voorlichten over deze risico's en kan ook vaccinaties verzorgen.
Reizigersadvies door VGM

Declaratie van personeel niet in loondienst van de Universiteit Leiden
Als medewerker, niet in loondienst, kunt u bepaalde personele en materiële kosten declareren met behulp van het "Declaratieformulier-Personeel-niet-in-loondienst".

Laatst Gewijzigd: 23-01-2017