Sharepoint (afgeschermde samenwerkingsomgeving)

Wat is Sharepoint?

Sharepoint is een product van Microsoft waarmee u een afgeschermde website kunt opzetten om informatie te delen en samen te werken aan documenten binnen een groep of organisatie. Een groep kan bestaan uit 2 of meerdere personen.

Toegang tot een Sharepoint website of teamsite wordt geregeld via inloggen met uw ULCN-account. Degene die de site aanmaakt, kan vervolgens deelnemers toevoegen.


Wat kan ik met Sharepoint binnen de Universiteit Leiden?

Sharepoint biedt veel functionaliteiten die het online samenwerken en informatie delen ondersteunen. Sharepoint wordt binnen de universiteit bijvoorbeeld gebruikt als:

  • Intranet
  • Teamsite of projectensite (delen van documenten binnen een projectteam)
  • Opslagplaats voor vergaderdocumenten
  • VRE (Virtual Research Environment: een online plek voor het delen van onderzoeksinformatie voor onderzoeksgroepen)
  • Besloten site voor publicatie van handboeken, afdelingsinformatie, etc.

SharePoint biedt de mogelijkheid om documenten te uploaden en te delen met verschillende toegangsrechten, waarna versiebeheer ervoor zorgt dat iedereen met de meest actuele versie werkt. Ook kunt u mededelingen plaatsen, takenlijsten bijhouden en een discussieforum inrichten.

Wanneer is Sharepoint niet de beste optie?

De universiteit heeft alternatieve producten om digitale informatie op te slaan en te ontsluiten. Hieronder een overzicht.

Wat wilt u? Product Contact
Documentbeheer en workflow DMS DIA
Registratie en administratie in onderwijs Studentdossier (uSis/DMS) Facultaire studentadministratie
Digitale leeromgeving in onderwijs; dynamische en/of niet-openbare informatie delen met studenten Blackboard Facultaire Blackboard coördinator
Statische informatie delen met studenten Website Webredacteur SOZ
Statische informatie delen met medewerkers Website Webredacteur IM
Samenwerken in onderzoek VRE UBL*
Samenwerken in overleggen en projecten Sharepoint ISSC

Om te bepalen wat het meest geschikte product is voor uw behoefte, kunt u contact opnemen met uw informatiemanager.

*De VRE’s bevinden zich nog in een ontwikkelingsfase waarbij slechts een beperkt aantal VRE’s kunnen worden opgezet en ondersteund.

Hoe kan ik een teamsite aanvragen?

Als Sharepoint de beste oplossing blijkt, kunnen medewerkers binnen de Universiteit Leiden zelf een teamsite (website) aanmaken. Hiervoor vult u het aanvraagformulier in. Op het aanvraagformulier moet worden aangegeven wat de naam van de teamsite moet zijn, wie er als beheerder (eigenaar) optreedt, en welke personen toegang moeten krijgen.

De teamsite beheerder kan nadien zelf handmatig nieuwe gebruikers toevoegen.

Voorwaarden voor gebruik zijn:

  • Deelnemers beschikken over een geldig ULCN account;
  • Gasten kunnen toegang krijgen middels een gastaccount (GMS);
  • Maximale opslagcapaciteit per teamsite is 250 MB. Uitbreiding kunt u via uw informatiemanager aanvragen;
  • Herstellen van de gehele teamsite is mogelijk binnen een periode van 14 dagen. Het herstellen van individuele componenten, zoals documenten, is niet mogelijk.
  • Sharepoint is geen kernsysteem. Dit houdt in dat er sprake is van een beperkte dienstverlening vanuit het ISSC.
  • Updates en het herstellen van bugs (patches) vallen onder de verantwoordelijkheid van het ISSC en worden periodiek uitgevoerd.


Formulieren
Aanvraag Sharepoint teamsite
Aanvraag uitbreiding teamsite

Aanvragen voor toevoegen van een sharepoint toepassing of het beschikbaar stellen van een sharepoint ontwikkelomgeving loopt via de ISSC service manager.

Welke ondersteuning kan ik krijgen?

Het ISSC verzorgt het aanmaken van teamsites binnen SharePoint.
Tevens verzorgt het ISSC workshops en trainingen. Ook werkinstructies en handleidingen kunnen worden aangevraagd.

Het ISSC zorgt ook voor technisch beheer en onderhoud, (zoals het maken van een back-up en het terugzetten van een back-up bij problemen) en biedt individuele ondersteuning bij het kiezen van de juiste instellingen van SharePoint.

Ook in het geval van een VRE is er meer ondersteuning voor SharePoint. De UBL biedt ondersteuning bij het aanmaken en instellen van VRE’s.

Laatst Gewijzigd: 26-09-2016