Preferred suppliers “Persoonlijke Effectiviteit”

Met ingang van 1 januari 2015 werkt de universiteit als gevolg van een aanbesteding binnen de hele organisatie met een aantal vaste leveranciers voor trainingen “Persoonlijke Effectiviteit”. Dit zijn bijvoorbeeld trainingen zoals time management, projectmanagement, effectief beïnvloeden, communiceren, samenwerken of presenteren. Consequentie van de aanbesteding is dat iedere leidinggevende die voor zijn/haar afdeling een training wil organiseren in beginsel gebonden is aan deze leveranciers.

Waarom het cluster persoonlijke effectiviteit

Dit cluster omvat een groot deel van het trainingsaanbod voor medewerkers, waardoor met een aanbesteding een groot gedeelte van de inkoop van trainingen geregeld kan worden en afspraken (raamovereenkomsten) met een aantal leveranciers zijn afgesloten. Deze leveranciers zijn met ingang van 1 januari 2015 zogenaamde “preferred suplliers” voor dit type trainingen aan onze universiteit.

Vorm van de aanbesteding

Vanwege van de omvang van de inkoop van dit type diensten op jaarbasis kon besloten worden tot een zogenaamde “Openbare nationale aanbesteding”. Dit betekent dat Nederlandse bureaus en zzp-ers uitgenodigd zijn in te schrijven en offerte uit te brengen.

Werkwijze

Aanbesteden wordt geregeld in de Aanbestedingswet uit 2012. Het totale bedrag dat voor de hele universiteit wordt besteed aan opleiding en trainingen voor persoonlijke effectiviteit maakte een openbare nationale aanbesteding noodzakelijk. Bij de start van de aanbesteding zijn de reguliere leveranciers van trainingen geïnformeerd, zodat zij ook konden inschrijven. Dit heeft een aantal dan ook gedaan. 

De hele procedure is uitgevoerd door een inkoopplatform voor deze aanbesteding, waarin alle faculteiten vertegenwoordigd waren, zodat nadrukkelijk rekening gehouden kon worden met de specifieke wensen en eisen vanuit die faculteit, en de coördinator HRM Opleidingen. De procedure is begeleid vanuit UFB Inkoop

Het inkoopplatform heeft een zogenaamd ‘bestek’ opgesteld. Dit is een document waarin de spelregels voor de aanbesteding worden beschreven, de opdrachtgever wordt beschreven en de eisen en wensen die aan de inschrijvers worden gesteld, zowel op het gebied van kwaliteit als op het gebied van prijs en werkwijze. Vervolgens is dat bestek gepubliceerd op een openbare website en is door een aantal bureaus offerte uitgebracht.

Bij de beoordeling van de offertes is met name aandacht besteed aan:

  1. Aansluiting bij de eisen en wensen, zoals geformuleerd in het bestek;
  2. Kwaliteit van de dienstverlening, bij voorbeeld blijkend uit evaluaties, opleidingsniveau en deskundigheidsbevordering van de trainers;
  3. Prijsstelling
  4. Aansluiting bij de organisatiecultuur (de ‘klik’) met name blijkend uit de presentatie en de interactie tijdens de presentatie.

Hoe nu verder:
In trainingen op het gebied van persoonlijke effectiviteit die georganiseerd worden door HRM Opleidingen zal gebruik worden gemaakt van de preferred suppliers die uit deze aanbesteding zijn voort gevloeid.

Trainingen die binnen faculteiten (in-company) worden georganiseerd (door leidinggevenden en/of P&O-ers) moeten ook worden verzorgd door deze preferred suppliers, met dien verstande dat er bij een aantal bureaus offerte opgevraagd wordt. Het bureau dat op objectieve gronden de beste offerte (bijvoorbeeld aansluiting bij de vraag en de organisatie en de geoffreerde prijs) heeft uitgebracht zal de opdracht gegund worden.

Alle P&O adviseurs en/of hoofden P&O kunnen hierover meer informatie verstrekken.
Voor informatie kunt u ook contact opnemen met Jasmijn Mioch (toestel 3194 of j.mioch@BB.leidenuniv.nl) van HRM Opleidingen.

Laatst Gewijzigd: 20-03-2017