Declareren dienstreis met OV-chipkaart

Er zijn 2 situaties:

  1. U bent in het bezit van een abonnement via de universiteit;

  2. U heeft geen abonnement via de universiteit.

1. U bent in het bezit van een abonnement via de universiteit

Uw NS-abonnementen - met uitzondering van de 5-Retourkaart - worden standaard op een OV-chipkaart geleverd. U ziet het aan het OV-chipkaartlogo op de kaart.

U kunt dit abonnement vergelijken met de persoonlijke OV-chipkaart. Procedure met betrekking to declareren werkt hetzelfde.

2. Declaraties mogelijk via een OV-chipkaart of kaartje in automaat of in de bus/metro/tram

Persoonlijke OV-chipkaart

De kosten van de aanschaf van een persoonlijke OV-chipkaart bedragen €7,50. Deze kosten worden niet vergoed door de Universiteit Leiden.

Declareren met de persoonlijke OV-chipkaart is mogelijk middels het opvragen van een reis-en transactieoverzicht en deze bij te voegen aan het declaratieformulier. Het opladen en opvragen van een overzicht is mogelijk op: http://www.ov-chipkaart.nl.

Anonieme OV-chipkaart

Declareren met de anonieme OV-chipkaart is mogelijk middels het opvragen van een reis-en transactieoverzicht en deze bij te voegen aan het declaratieformulier. Het opladen en opvragen van een overzicht is mogelijk bij de balie op het NS-Station.

Losse kaartjes

De losse kaartjes kunnen zoals voorheen bijgevoegd worden aan de declaratie.

Extra informatie

Losse kaartjes/wegwerp chipkaarten

Indien niet mogelijk met een strippenkaart te reizen dan is het mogelijk bij de vervoerders GVB, Arriva, Connexxion een ritkaartje te kopen. Kijk bij de betreffende vervoerders hoe dit mogelijk is.

http://www.gvb.nl  
http://www.arriva.nl/home  
http://www.connexxion.nl

De persoonlijke OV-chipkaart (http://www.ov-chipkaart.nl)

  • Kan alleen door uzelf worden gebruikt;
  • Geschikt voor persoonsgebonden reisproducten, zoals een abonnement;
  • Geschikt voor persoonsgebonden voordelen en kortingen, bijvoorbeeld voor kinderen en 65-plussers;
  • Saldo kan automatisch worden opgeladen;
  • Bij verlies of diefstal kan de kaart worden geblokkeerd voor verder gebruik;
  • Online inzicht in uw reisgegevens via Mijn OV-chipkaart;
  • 5 jaar geldig.


Het reis-en transactieoverzicht (https://www.ov-chipkaart.nl/login/)

Het reis- en transactieoverzicht is een overzicht van de reizen en transacties die u met uw persoonlijke OV-chipkaart gemaakt heeft. Alle OV-bedrijven in Nederland doen mee aan dit overzicht. U kunt dit overzicht gebruiken om reiskosten te declareren bij uw werkgever of voor uw belastingaangifte.

Wanneer ziet u transacties?
Vanwege uw privacy is het nodig dat u toestemming geeft om transacties te verzamelen en te tonen in uw overzicht. U ziet transacties in uw overzicht als:

  • U een Mijn OV-chipkaartaccount heeft aangemaakt en toestemming heeft gegeven om transacties te verzamelen en missende gegevens aan te vullen;
  • U gereisd heeft nadat u toestemming heeft gegeven;
  • U een machtiging heeft gegeven voor het tonen van de locatiegegevens;
  • Uw reis tussen de zeven dagen en achttien maanden geleden heeft plaatsgevonden. Oudere gegevens worden niet getoond.


Geen transacties
Het kan voorkomen dat het OV-bedrijf waarmee u gereisd heeft geen transacties heeft gestuurd, bijvoorbeeld wanneer er werkzaamheden zijn aan het systeem. In dat geval wordt uw reis- en transactieoverzicht niet gevuld. Er wordt door alle partijen hard gewerkt aan het mogelijk maken van een overzicht met al uw reis- en transactiegegevens.

Bonnetje uitprinten met laatste tien transacties
U kunt altijd uw laatste tien transacties of bon van aanschaf van een product uitprinten bij een balie of verkoopautomaat van het OV-bedrijf waarmee u heeft gereisd. Deze kunt u gebruiken bij het declareren van uw reiskosten.

Transactieoverzicht openen in Excel
Om uw reis- en transactieoverzicht in Excel te openen, moet u het omzetten van Csv naar Excel. Druk op de knop 'Opslaan' op uw overzicht om het het overzicht eerst als csv-bestand op te slaan. Download de verdere instructie voor het omzetten van het reis- en transactieoverzicht naar Excel (pdf).

Gerelateerde links 
Vragen en Antwoorden over Mijn OV-chipkaart

Laatst Gewijzigd: 27-10-2015