Dienstreizen naar risicogebieden

Dienstreizen naar risicogebieden en/of bij (dreigende) calamiteiten

U wilt reizen naar een gebied waar zich veiligheidsrisico’s voordoen. Vaak kent u het risicogebied goed. Ook kan het zijn dat juist het risicoaspect in het gebied voorwerp van uw onderzoek is. Er bestaat in dat geval een spanningsveld tussen uw (en ons) professionele belang en onze zorgplicht als werkgever. Om die reden is de Richtlijn dienstreizen naar risicogebieden vastgesteld.


Toestemming van de werkgever

Afhankelijk van de bestemming van uw buitenlandse dienstreis en het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken, kunt u een van onderstaande formulieren gebruiken voor het krijgen van toestemming van de werkgever. Bij reizen naar risicogebieden (kleurcode oranje) vraagt u voorafgaand toestemming aan de mandaathouder. Dienstreizen naar gebieden met kleurcode rood zijn alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke instemming van het College van Bestuur.

Algemene uitgangspunten bij dienstreizen

  • Wij volgen de kleurcodes van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Wij baseren het oordeel of er sprake is van een dienstreis naar een risicogebied en/of er sprake is van een (dreigende) calamiteit mede op de informatie die wordt verschaft door het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken. Een risicogebied is in ieder geval een gebied waarvoor kleurcode rood dan wel oranje is afgegeven.
  • Voor dienstreizen naar gebieden waarvoor kleurcode rood (betekent: niet reizen) geldt, is voorafgaande toestemming vereist van het College van Bestuur. Deze toestemming wordt alleen in zeer uitzonderlijke situaties gegeven, nadat een zorgvuldige procedure is doorlopen (voor meer informatie, zie Kleurcode rood).
  • Voor dienstreizen naar gebieden waarvoor kleurcode oranje (betekent: alleen noodzakelijke reizen) geldt, is voorafgaande toestemming vereist van de mandaathouder.
  • Verleende toestemming kan worden ingetrokken wanneer een vernieuwde risico-inventarisatie daartoe aanleiding geeft.
  • U neemt tijdens de dienstreis geen onnodige en/of onverantwoorde risico’s ten aanzien van uw eigen of andermans veiligheid of gezondheid. U bent tijdens de gehele reis zelf verantwoordelijk voor uw veiligheid en gezondheid.
  • U bent net als in Nederland gehouden eventuele instructies van de werkgever op te volgen.

Kleurcode rood

Voor dienstreizen naar gebieden waarvoor code rood geldt (betekent: niet reizen) wordt in beginsel geen toestemming gegeven door de universiteit. De verantwoordelijkheid die de werkgever heeft om werknemers niet willens en wetens in een positie te brengen die gevaar kan opleveren voor hun veiligheid of gezondheid laat uitzending vrijwel nooit toe. In zeer uitzonderlijke gevallen, wanneer de reis noodzakelijk is en geen uitstel kan verdragen, kan het Faculteitsbestuur met het daarvoor bestemde formulier voorafgaand aan de reis aan het College van Bestuur toestemming vragen voor een dienstreis naar een gebied waarvoor code Rood geldt. Dienstreizen naar gebieden waarvoor code rood geldt kunnen alleen gemaakt worden met voorafgaande schriftelijke toestemming van het College van Bestuur.

Procedure
Voor toestemming met de voorgenomen dienstreis dient het Aanvraagformulier dienstreis naar gebied met kleurcode Rood te worden ingevuld en een ingevuld Risk Analysis formulier met een gedetailleerd reisplan te worden bijgeleverd. Reizen naar gebieden met code rood kunnen uitsluitend gemaakt worden als een reisverzekering is afgesloten die ook het molest- en oorlogsrisico dekt.

Bij het besluit om al dan niet toestemming te geven voor de dienstreis weegt het College van Bestuur het belang van het maken van de reis op dít moment af tegen de risico’s die een dergelijke reis meebrengt.

Het College vraagt advies aan het Reisadviesteam. Dit adviesteam kent een wisselende samenstelling; het bestaat in elk geval uit de Manager Beveiliging van de universiteit, een medewerker van de afdeling HRM van het Bestuursbureau en de WD van het instituut waar de werknemer werkzaam is. Aan de toestemming voor de dienstreis kunnen voorwaarden worden verbonden.

Verleende toestemming kan door het College worden ingetrokken wanneer een vernieuwde risico-inventarisatie daartoe aanleiding geeft. Ook kan de medewerker op elk moment besluiten de reis niet te maken.

Reis aanmelden bij Buitenlandse Zaken
De werknemer dient zich zeer goed voor te bereiden op de reis, onder andere door het lezen van de veiligheidsadviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken en het verblijf in het buitenland aan te melden bij Buitenlandse Zaken.

Kleurcode oranje: aandachtspunten en beschikbare gegevens

Voor dienstreizen naar gebieden waarvoor code oranje geldt, is voorafgaande toestemming van de mandaathouder vereist.

Aandachtspunten

  • U bespreekt de dienstreis tijdig met uw leidinggevende, zodat het verzoek tijdig en zo volledig mogelijk bij de mandaathouder terecht komt. U maakt hiervoor gebruik van het daarvoor beschikbare formulier op de website. De mandaathouder beslist op basis van de hem op dat moment ter beschikking staande informatie.
  • Een risico-inventarisatie wordt uitgevoerd, waarbij in elk geval uw eigen inschatting van de risico’s en de informatie van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken wordt betrokken.
  • Indien relevant voegt u bij uw verzoek de vragenlijst uit de brochure Risico’s van het werken in het buitenland van de dienst VGM toe.
  • De dienstreis moet noodzakelijk zijn. Noodzakelijk betekent dat u uw werk niet kunt doen zonder de reis te ondernemen. Bovendien moet het niet mogelijk zijn de dienstreis uit te stellen tot een latere datum.
  • Gaat de voorgenomen dienstreis naar een gebied waar een calamiteit heeft plaatsgevonden of dreigt plaats te vinden, dan is dat een grond om geen toestemming te verlenen. Onder een (dreigende) calamiteit wordt in ieder geval verstaan: een opstand (binnenlandse onlusten), een gewapend conflict, een (terroristische) aanslag, een (burger)oorlog, een (natuur)ramp, een uitbraak van een besmettelijke ziekte.
  • Om de risico’s van de dienstreis te beperken, kan de mandaathouder met u afspraken maken en/of voorwaarden aan de toestemming verbinden. Hierbij valt te denken aan (niet limitatief):
    a. bij wie u de beschikbare gegevens (zie hieronder) achterlaat;
    b. bij een verblijf langer dan 3 weken wordt een veiligheidsplan ingeleverd voordat toestemming kan worden verleend;
    c. bij een verblijf langer dan 3 weken wordt een veiligheidstraining gevolgd bij bijvoorbeeld het Centre for Safety.


Beschikbare gegevens

Voordat u vertrekt of, wanneer dit voor uw vertrek niet mogelijk is, zo spoedig mogelijk daarna, verstrekt u ons de onderstaande gegevens:

  • uw reisgegevens, zoals data;
  • eventuele vluchtgegevens;
  • de adresgegevens waar u in het buitenland verblijft;
  • het telefoonnummer en e-mailadres waarop u tijdens uw verblijf bereikbaar bent;
  • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van ten minste één contactpersoon in Nederland die op de hoogte is van uw verblijf in het buitenland;
  • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon bij uw afdeling binnen de universiteit;
  • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon c.q. contactpersonen op de verblijfplaats(en).

Wijzigingen en/of aanvullingen in de gegevens geeft u uiteraard zo snel mogelijk door.

(Dreigende) calamiteit en/of kleurcode oranje of rood na aanvang van de dienstreis

Reist u in een gebied waarvan de kleurcode gewijzigd wordt naar code rood, dan dient u dit gebied onmiddellijk te verlaten. Ook bij een wijziging naar code oranje neemt u zo snel mogelijk contact op met het alarmtelefoonnummer van de reisverzekeraar van de universiteit, Centraal Beheer Achmea: +31 55 579 8442 (24/7). Het polisnummer van de universiteit is 141663701. U volgt alle instructies van of namens de universiteit direct op. Eventuele instructies door of vanwege de Nederlandse overheid volgt eveneens direct op. Heeft u een niet-Nederlandse nationaliteit, dan geldt dit laatste voor overheidsinstructies van het land van herkomst.

Zelf op de hoogte blijven tijdens uw dienstreis: updates reisadviezen

Het ministerie van Buitenlandse Zaken maakt de reisadviezen met kleurcodes om u te informeren over de veiligheid in een land. Dit gebeurt op basis van informatie van onder meer ambassades, inlichtingendiensten en lokale autoriteiten. Blijf op de hoogte door u aan te melden voor updates van de reisadviezen.

Reisadviezen-app
U kunt de reisadviezen van Buitenlandse Zaken ook bekijken in een app. De app BZ Reisadvies helpt u bij een goede voorbereiding van uw reis. In geval van nood heeft u met de app altijd de contactgegevens van de dichtstbijzijnde ambassade of consulaat bij de hand. En met de notificaties bent u altijd op de hoogte van veranderingen in het reisadvies van uw bestemming. Meer informatie vindt u op de site van de Rijksoverheid. U kunt voor actuele reisadviezen ook het Twitteraccount van BZ Reisadvies volgen.

Blijf bereikbaar in noodsituaties: u kunt zich registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken

In geval van nood (bijvoorbeeld een natuurramp of politieke onrust) is het goed als uw gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan u in dat geval bereiken. U kunt zich registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Verdere informatie

Meer informatie vindt u in de Richtlijn dienstreizen naar risicogebieden Universiteit Leiden. Met vragen kunt u terecht bij Beatrix Pehlemann (HRM), bam.pehlemann@bb.leidenuniv.nl.

Gerelateerde informatie
Collectieve reisverzekering
Reizigersadvies door VGM
Declaraties voor dienstreizen en overige kosten
Reisportal: boeken van een buitenlandse dienstreis via Uniglobe

Laatst Gewijzigd: 08-03-2017