Bestellingen/inkoopfacturen

Veelgestelde vragen over bestellingen en inkoopfacturen.

Aan welke wet- en regelgeving ben ik gebonden bij bestellingen en inkoop?

Voor informatie over de regelgeving die van kracht is bij voorgenomen bestellingen en inkoopactiviteiten (inkoopprocedures, inkoopprojecten, Europese aanbesteding) kunt u terecht op de webpagina’s Inkoop.

Welke door Europese aanbesteding tot stand gekomen inkoopcontracten, moet ik aanhouden?

Voor informatie over de regelgeving die van kracht is bij voorgenomen bestellingen en inkoopactiviteiten (inkoopprocedures, inkoopprojecten, Europese aanbesteding) als over de door Europese aanbesteding tot stand gekomen inkoopcontracten kunt u terecht op de webpagina’s Inkoop.

Welke bestelinformatie geef ik aan de leverancier door?

Bij het plaatsen van een bestelling geeft u de volgende informatie door aan de leverancier:

  • factuuradres van de universiteit:
    Universiteit Leiden
    Bestuursbureau/bedrijfsvoering
    t.a.v. Financieel Shared Service Centre (FSSC)
    Postbus 9500
    2300 RA Leiden
  • het 10-cijferig SAP-ordernummer
  • naam van de contactpersoon voor de desbetreffende bestelling
  • In geval van buitenlandse inkoop: het btw-indentificatienummer van de universiteit.
    (gebruik in geval van een leverancier binnen de EU het btw-identificatienummer 
    NL 001935549B01 en in geval van een leverancier buiten de EU het
    btw-identificatienummer NL 809778282B01). 
Deze gegevens moeten op de factuur van de leverancier staan vermeld. Als ze ontbreken loopt u het risico dat de factuur niet binnen de gestelde termijn kan worden betaald of zelfs niet in behandeling kan worden genomen en onbetaald worden geretourneerd aan de crediteur. Beschikt een leverancier bij (doorlopende) opdrachten dus niet over bovenstaande gegevens, dan zal hij u benaderen om deze alsnog te verstrekken.

Wat doe ik als een originele factuur per abuis rechtstreeks naar mij is gestuurd?

Wanneer een originele factuur per abuis rechtstreeks naar u is gestuurd, vermeldt u bij de factuur het SAP-nummer en de naam van de contactpersoon en stuurt u een scan van deze originele factuur van de leverancier naar het volgende e-mailadres van het Financieel Shared Service Centre (FSSC) : facturen@bb.leidenuniv.nl.

Hoe verloopt het proces van factuurbeoordeling?

Alle facturen worden digitaal aangeboden. Wanneer er voor u facturen ter beoordeling klaarstaan, krijgt u daar aan het einde van de werkdag per e-mail bericht van. Via een link in dat bericht komt u in de Self Service-module. Daar kunt u als budgethouder uw facturen bekijken en beoordelen.
Werkinstructie budgethouders (pdf)

Hoe vraag ik de status van een factuur op?

De status van facturen kunt u via uw Self Service-module volgen. Voor aanvullende informatie over een specifieke factuur kunt u het FSSC Servicepunt op toestelnummer 5555 bellen of een e-mail sturen naar fssc@bb.leidenuniv.nl.

De afhandeling verloopt het snelst wanneer u de volgende gegevens bij de hand hebt of doorgeeft:

  • naam van de leverancier
  • factuurnummer
  • bedrag

Wanneer gebruik ik de inkoopapplicatie? (Dit geldt alleen voor de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen)

U gebruikt de inkoopapplicatie om goederen te bestellen of om de ontvangst ervan te melden. Als de factuurprijs niet meer dan 5% afwijkt van de bestelprijs wordt de factuur na goederenontvangst automatisch betaald. Als de factuurprijs meer dan 5% hoger is dan de bestelprijs, wordt de factuur ter beoordeling aan de budgethouder aangeboden.

Waar moet ik zijn als ik mijn ULCN-wachtwoord wil weten?

Neem contact op met de ISSC-helpdesk, tsl. 8888.

Hoe dien ik een betaalverzoek in?

Gebruik het formulier Betaalverzoek (Word). De informatie die nodig is om het formulier in te vullen kan per land verschillend zijn. In het document Landeninfo vindt u per land de relevante informatie over betalingen naar het buitenland.

Laatst Gewijzigd: 11-03-2016