Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer

Medewerkers kunnen in aanmerking komen voor een tegemoetkoming in de kosten voor reizen van huis naar het werk. De tegemoetkoming bedraagt 7 cent per kilometer, behalve over de eerste 10 kilometer enkele reis. De maximale tegemoetkoming is €45,00 per maand.

Bij indiensttreding wordt uw reiskostenvergoeding automatisch berekend. Na verhuizing wordt het recht op een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer automatisch herberekend en zo nodig aangepast. Uw nieuwe adres geeft u door via Self Service.

Hoe zit het in elkaar?

Alle medewerkers komen in aanmerking voor een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer. De tegemoetkoming gaat uit van de volgende criteria:

  • Basis is de enkele reisafstand tussen het woonadres en het werkadres; 
  • De eerste 10 kilometer blijft buiten beschouwing; 
  • De vergoeding is 7 cent per kilometer; 
  • De maximale tegemoetkoming per maand is € 45,-; 
  • Bij minder dan 5 reisdagen per week wordt de tegemoetkoming naar evenredigheid aangepast.

Afstand woonadres – werkadres
Voor de berekening wordt uw postcode gebruikt zoals deze in het personeelssysteem SAP-HR geregistreerd staat. Mocht uw woonadres anders zijn, dan kunt u dit via Self Service wijzigen. De regeling bepaalt dat de heen- en terugreis van dit woonadres naar het werkadres binnen 24 uur moet plaatsvinden.

Ook de postcode van het werkadres komt uit het personeelssysteem. Dat adres is soms niet volledig, omdat u op meerdere, verschillende werkadressen werkzaam bent. In dat geval neemt u contact op met de P&O-afdeling om het werkadres te laten wijzigen.

De universiteit gebruikt uitsluitend Routenet.nl voor het berekenen van de afstand van het woonadres naar het werkadres, overeenkomstig de snelste route. Het aantal kilometers dat Routenet opgeeft, wordt naar boven afgerond op hele kilometers. NB: De zakelijke module die de universiteit bij Routenet gebruikt kan afwijken van de publieksmodule op internet. De afstand die de universiteit berekent is echter bepalend voor de berekening.

De eerste 10 kilometer
De berekende kilometers betreffen de enkele reisafstand tussen het woonadres en het werkadres. Dit aantal kilometers wordt verminderd met 10. Als u op een afstand van 10 kilometer of minder van uw werkadres woont, ontvangt u geen vergoeding. Woont u op 16 kilometer van uw werkadres, dan wordt met 6 kilometer enkele reis verder gerekend. In totaal komt dan 12 kilometer per werkdag in aanmerking voor een tegemoetkoming.

De berekening van de tegemoetkoming
De tegemoetkoming van 7 cent per kilometer is een belastingvrije vergoeding die u netto bij uw salaris ontvangt. Op grond van fiscale regelgeving worden maximaal 214 dagen per jaar verrekend als u 5 dagen per week werkt. Het bedrag per jaar wordt over 12 maanden gespreid en als maandbedrag uitbetaald. Het bedrag per maand is nooit hoger dan € 45,- (bij 5 reisdagen per week). Dit is omgerekend een enkele reisafstand vanaf 29 kilometer tussen woonadres en werkadres. Wanneer er minder dan 5 dagen per week wordt gereisd, of per week een wisselend aantal dagen wordt gereisd, wordt het bedrag van de tegemoetkoming hierop aangepast en verlaagd.

Voorbeeld bij 23 kilometer enkele reis
  • 23 km – 10 km = 13 km 
  • 13 km x 2 (heen-terug) = 26 km 
  • 26 km x € 0,07 = € 1,82 
  • € 1,82 x 214 werkdagen = € 389,48 per jaar
  • € 389,48 gedeeld door 12 maanden = € 32,46 per maand 
  • Dit kan worden aangepast op basis van het (gemiddeld) aantal reisdagen per week.

Uitzonderingen
De tegemoetkoming geldt niet in alle gevallen. Daarnaast kan de tegemoetkoming onder omstandigheden tijdelijk of gedeeltelijk vervallen. Bij ziekte, zwangerschaps- en bevallingsverlof, buitengewoon verlof en andere vormen van verlof (m.u.v. vakantieverlof) wordt de tegemoetkoming na dertig dagen gestopt. Op de eerste dag van werkhervatting start de betaling weer. In geval van afwezigheid wegens ziekte start de betaling weer als u 25% of meer arbeidsgeschikt bent. Student-assistenten en stagiairs die in het bezit zijn van een OV-chipkaart met studentenreisproduct (en daardoor geen reiskosten hoeven te maken) komen niet in aanmerking voor een tegemoetkoming. Medewerkers die onder de garantieregeling vallen (zie hierna) of waarbij bijzondere omstandigheden of afspraken gelden (bijv. invalidenkaart), ontvangen ook geen tegemoetkoming volgens deze regeling.

Reiskostenvergoeding via het Keuzemodel

Naast deze tegemoetkoming kunt u blijven deelnemen aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Binnen het Keuzemodel kunt u een fiscale verrekening vanuit het brutoloon van het woon-werkverkeer aanvragen tot 19 cent per kilometer. Het bedrag van de reguliere regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer wordt in mindering gebracht op het bedrag van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.

Garantieregeling

Bij de invoering van de Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer 2015 gold als principe dat de tegemoetkoming voor medewerkers niet lager werd dan de vergoeding op grond van de regeling uit 2005. Bepalend hiervoor was de situatie van uiterlijk mei 2015. Hierbij zijn drie groepen onderscheiden:

  • medewerkers in salarisschaal 5 of lager; 
  • medewerkers (in salarisschaal 6 of hoger) met een dienstverband voor bepaalde tijd, met een maximum van 3 jaar; 
  • medewerkers die tot 1 april 2016 via de universiteit gebruik hebben gemaakt van de NS Business Card.

Inhoud van de garantieregeling
Per medewerker is gekeken naar het verschil tussen de oude en de nieuwe regeling. Indien het bedrag van de nieuwe tegemoetkoming lager is dan het bedrag van de oude tegemoetkoming, heeft de medewerker een garantiebesluit ontvangen. Het hogere bedrag van de oude regeling is in het besluit als tegemoetkoming vastgesteld. Dit bedrag blijft ongewijzigd zolang er in de situatie van de medewerker niets verandert.

De garantieregeling vervalt o.a. wanneer:
  • een medewerker van salarisschaal 5 of lager naar salarisschaal 6 of hoger gaat; 
  • de opvolgende tijdelijke dienstverbanden langer dan 3 jaar duren; 
  • het woonadres verandert; 
  • het werkadres verandert; 
  • het (gemiddeld) aantal reisdagen per week wijzigt.

Als de garantieregeling vervalt, komt de medewerker in aanmerking voor een tegemoetkoming op basis van de geldende regeling.

Regeling

Regeling tegemoetkoming reiskosten per 1 juni 2015 (gewijzigd per 2 maart 2016)

Oude regeling

Oude regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer (2005-2015)

Laatst Gewijzigd: 09-03-2016